Deelnemersdata na het congres bewaren en verwijderen

Na een congres heb je sommige deelnemersgegevens nog nodig voor de afhandeling, administratie of accreditatie. Andere gegevens kunnen worden verwijderd. Door vooraf per doel vast te leggen wat nodig blijft en tot wanneer, rond je het congres zorgvuldig af en houd je overzicht voor de volgende editie.

De laatste sessie is afgelopen. Het secretariaat handelt vragen af, de financiële administratie verwerkt betalingen en de programmacommissie bespreekt de evaluaties. Zij hebben elk andere informatie nodig. Een duidelijke verdeling voorkomt dat de volledige deelnemerslijst voor al deze taken in omloop blijft.

Bepaal vooraf het doel en de bewaartermijn

Er is geen algemene bewaartermijn voor alle deelnemersdata van een congres. Volgens de AVG bewaar je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, met inachtneming van eventuele wettelijke verplichtingen. De toelichting op bewaartermijnen onder de AVG beschrijft dit uitgangspunt.

Maak bij de inrichting van de registratie een eenvoudig bewaarschema. Noteer per gegevenssoort het doel, de grondslag voor het gebruik, de termijn of het criterium voor verwijderen en de verantwoordelijke. Stem dit af met de privacyverantwoordelijke binnen je organisatie. Geef deelnemers bij de aanmelding begrijpelijke informatie over het gebruik van hun gegevens en de bewaartermijnen.

Maak onderscheid tussen administratie en tijdelijke informatie

Voor facturen en betaalgegevens kunnen wettelijke bewaarplichten gelden. Laat de financiële administratie bepalen welke stukken daarvoor nodig zijn. Die verplichting betekent niet dat ook dieetwensen of alle sessiekeuzes in hetzelfde archief moeten blijven staan.

Voor accreditatie controleer je de voorwaarden van de betreffende regeling. Leg vast welke aanwezigheidsgegevens en bewijsstukken nodig zijn, wie ze ontvangt en hoelang je ze moet bewaren. Een inschrijving voor een sessie is daarbij iets anders dan vastgestelde aanwezigheid.

Dieetwensen, toegankelijkheidsverzoeken en vervoerskeuzes zijn doorgaans bedoeld voor de uitvoering van deze editie. Verwijder ze zodra het doel en eventuele noodzakelijke afhandeling zijn afgerond. Vooral informatie die iets zegt over iemands gezondheid vraagt om beperkte toegang en een zorgvuldig gekozen bewaartermijn.

Regel uitnodigingen voor de volgende editie apart

Bepaal afzonderlijk of je contactgegevens mag gebruiken voor een volgende uitnodiging. Toestemming voor het bewaren van gegevens is niet automatisch toestemming voor wervende e-mail. Vraag waar nodig specifieke toestemming voor deze uitnodigingen en bied eenvoudig afmelden. Voor bestaande klanten kan onder voorwaarden een uitzondering gelden; laat vooraf vaststellen of die op jouw situatie van toepassing is.

Houd de uitnodigingslijst beperkt tot de gegevens die je daarvoor nodig hebt. Neem actuele communicatievoorkeuren mee en zorg dat afmeldingen ook bij een nieuwe import worden gerespecteerd. Oude dieetwensen, sessiekeuzes en betaalstatussen horen niet automatisch bij de nieuwe aanmelding. Lees meer over registratie hergebruiken bij een terugkerend congres.

Plan de afronding en neem alle kopieën mee

Wijs één verantwoordelijke aan die de afronding bewaakt en laat elke betrokkene zijn eigen onderdeel uitvoeren. Een overleg kort na het congres is een praktisch controlemoment. De bewaartermijn per gegevenssoort bepaalt wanneer je daadwerkelijk verwijdert; je hoeft dus niet alles op dezelfde dag te wissen.

Controleer bij die afronding:

• Welke vragen, betalingen of accreditatiehandelingen nog openstaan en welke gegevens daarvoor nodig zijn.
• Welke exports, gedeelde bestanden, mailbijlagen en papieren lijsten nog bestaan, ook bij betrokken leveranciers.
• Wie toegang houdt tot het archief en welke tijdelijke toegangsrechten kunnen vervallen.
• Wie verwijdering uitvoert, hoe dit wordt bevestigd en welke afspraken gelden voor back-ups en eventueel herstel.

Neem deze werkafspraken mee in de afspraken met je verwerkers. Alleen een bestand uit het registratieplatform verwijderen, sluit de verwerking van elders opgeslagen kopieën niet af.

Bewaar inzichten voor het volgende programma

De programmacommissie kan veel leren van opkomst, belangstelling per sessie en evaluatie-uitkomsten. Maak waar mogelijk een samenvatting zonder herkenbare deelnemers. Zo kun je bijvoorbeeld bespreken welke onderwerpen een extra sessie verdienen, zonder de volledige deelnemersregistratie te blijven gebruiken.

Controleer of personen ook via combinaties van kenmerken of open antwoorden herkenbaar zijn. Alleen namen weghalen maakt gegevens nog niet anoniem. Bewaar eventueel benodigde individuele bewijsstukken voor accreditatie apart van het overzicht voor de commissie.

Vertaal je afspraken naar de congresregistratie

Activo denkt mee over de praktische inrichting van de deelnemersregistratie en de afhandeling na afloop. Met het Medisch Congres Platform komen onder meer registratie, betaling en aanwezigheidsregistratie samen. Bespreek vooraf welke overzichten nodig zijn en hoe je vastgestelde bewaar- en verwijderafspraken worden uitgevoerd. Zo weten het secretariaat en de commissie wie wat oppakt.

Veelgestelde vragen over deelnemersdata na het congres