Betaalde eventregistratie inrichten voor een congres

Betaalde eventregistratie is een aanmeldproces waarbij de deelnemer tijdens de registratie direct online afrekent en aansluitend een bevestiging met factuur en e-ticket ontvangt, zodat aanmelding en betaling in één traject worden afgehandeld.

Bij een congres met deelnamekosten valt of staat het aanmeldproces bij de betaling. Wie zich aanmeldt en daarna moet wachten op een factuur, haakt vaker af of blijft weken open staan in de administratie. Door de betaling in de registratie te leggen, is een aanmelding meteen definitief. Activo verzorgt dat sinds 1997 voor zakelijke events en congressen.

Tarieven verschillen per doelgroep

Een congres kent zelden één tarief. Leden en niet-leden betalen verschillend, aios of studenten hebben een eigen categorie en sprekers of commissieleden betalen vaak niets. Die categorieën leg je vast in het aanmeldformulier, zodat de deelnemer bij zijn eigen tarief uitkomt zonder dat iemand achteraf moet corrigeren.

Ook losse onderdelen zoals een diner, een workshop of een preconferentiedag kun je aan de registratie koppelen. De online betaalmodule rekent het totaal af aan het einde van het aanmeldproces.

Wat de deelnemer na betaling ontvangt

Direct na afronding krijgt de deelnemer een bevestiging. Daarin zit alles wat hij nodig heeft, zonder dat hij ergens achteraan hoeft.

• De bevestiging van registratie met de gekozen onderdelen
• Een factuur in pdf voor de eigen administratie of werkgever
• Het e-ticket met QR-code voor de toegangscontrole op locatie
• Waar van toepassing het persoonlijke programma met gekozen sessies

Die factuur in pdf is bij congressen belangrijker dan bij een gratis bijeenkomst. Deelnemers declareren hun deelname vaak bij hun werkgever of vakgroep en hebben daarvoor direct een stuk nodig. Hoe die gegevens worden uitgevraagd lees je in het artikel over gegevens uitvragen bij congresregistratie.

Wat betaalde registratie doet met de opkomst

Een deelnemer die heeft betaald, verschijnt vaker of meldt zich eerder af. Dat maakt de aanwezigheidsprognose betrouwbaarder, wat direct doorwerkt in de catering en de zaalindeling. Voor de commissie is dat het praktische argument om deelnamekosten te hanteren, los van de dekking van de kosten.

Zorg wel dat annuleren duidelijk geregeld is. Een heldere annuleringsvoorwaarde in het aanmeldproces voorkomt discussie in de weken voor het congres.

Onderdeel van het congrestraject

Registratie, betaling, programma en ontvangst komen samen in het medisch congres platform. Op de congresdag wordt het e-ticket bij de ingang gescand en volgt de badge, met een projectmanager van Activo op locatie. Het platform is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR en past bij de eisen die academische en zorgorganisaties stellen.

Veelgestelde vragen over betaalde eventregistratie