Abstracts indienen en reviewen: hoe je het beoordelingsproces overzichtelijk houdt

Een abstract-review-module is een online omgeving waarin auteurs hun samenvatting voor een wetenschappelijk congres indienen en waarin de programmacommissie die bijdragen beoordeelt, zodat indiening, beoordeling en programma-indeling in één traject samenkomen.

Bij een wetenschappelijk of medisch congres begint het programma niet bij de sprekers maar bij de ingediende bijdragen. Tientallen tot honderden abstracts komen binnen, worden verdeeld over reviewers, beoordeeld en uiteindelijk ingedeeld in sessies of posterpresentaties. Zonder een vaste structuur verdwijnt dat proces in mailwisselingen en spreadsheets.

Indienen volgens één vast stramien

Auteurs dienen hun abstract in via een online formulier met een vaste opbouw: titel, auteurs en affiliaties, het onderwerp of thema, en de samenvatting binnen een maximaal aantal woorden. Doordat iedereen hetzelfde stramien volgt, zijn de bijdragen onderling vergelijkbaar voor de commissie.

De auteur ziet direct of zijn indiening compleet is en krijgt een bevestiging. Tot het sluiten van de indieningstermijn kan hij zijn bijdrage aanpassen. De abstract en review module registreert per abstract wanneer die is ingediend en gewijzigd.

Beoordelen zonder mailwisselingen

Na sluiting van de termijn verdeelt de commissie de abstracts over de reviewers. Elke reviewer ziet alleen de bijdragen die aan hem zijn toegewezen en beoordeelt die volgens de criteria die de commissie heeft vastgesteld, met een score en een toelichting.

• Toewijzing per reviewer of per themagroep
• Beoordeling met score en toelichting volgens vaste criteria
• Overzicht van welke abstracts nog een beoordeling missen
• Meerdere reviewers per abstract wanneer de commissie dat wil

De commissie ziet gedurende het proces waar de achterstand zit. Dat scheelt het rondsturen van herinneringen op gevoel en maakt de deadline voor het definitieve programma haalbaar.

Van beoordeling naar programma

Zodra de beoordelingen binnen zijn, besluit de commissie welke bijdragen worden geaccepteerd en in welke vorm: mondelinge presentatie in een parallelle sessie, of posterpresentatie. Die indeling loopt door naar het congresprogramma, waarna deelnemers hun sessies kiezen. Hoe die keuze verloopt bij beperkte zaalcapaciteit lees je in het artikel over sessiekeuze op een congres.

Auteurs krijgen bericht over de uitkomst en over wat er van hen wordt verwacht. Die communicatie loopt vanuit hetzelfde traject, zodat je niet met een aparte lijst hoeft te werken.

Onderdeel van het congres, geen losse tool

De abstractmodule staat niet op zichzelf. Indiening, beoordeling, programma, registratie en toegangscontrole komen samen in het medisch congres platform. Activo werkt sinds 1997 voor zakelijke events en congressen, waaronder organisaties als Amsterdam UMC en de Rechtspraak, en is op de congresdag zelf aanwezig op locatie.

Voor de commissie betekent dat één aanspreekpunt in plaats van losse leveranciers voor indiening, registratie en ontvangst. Het platform is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR, wat bij academische en medische organisaties een harde voorwaarde is.

Veelgestelde vragen over abstracts indienen en reviewen