Uitnodigingstraject voor het aanmelden van deelnemers om naar de eventlocatie te komen of online deel te nemen

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement. Activo levert de volgende soorten mailings:

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement

Save the date mailing

Hierbij is het mogelijk om een agenda-knop toe te voegen zodat de eventdatum wordt geblokkeerd in de digitale agenda van de genodigde.

Gepersonaliseerde uitnodigingsmailing

99,9% garantie dat de mailing niet verdwijnt in de spambox van de genodigden maar belandt in de inbox.

Herinneringsmailing

Genodigden die nog niet hebben gereageerd op de uitnodigingsmailing ontvangen een herinnering van de uitnodiging.

Bevestigingsmailing

Genodigdens die zich via de eventwebsite hebben aangemeld ontvangen direct een bevestiging van registratie. Bij een betaald evenement ontvangen zij naast de e-ticket ook een factuur in pdf-formaat.

Final-call mailing

Vlak voor aanvang van het evenement zal er nog een final-call mailing worden toegestuurd naar alle deelnemers die zich hebben aangemeld. In de bijlage wordt de gepersonaliseerde e-ticket meegestuurd. Dit zorgt voor een lagere no-show.

Support

Gedurende het gehele uitnodigingstraject is er een projectmanager van Activo beschikbaar voor support.

Eventwebsite

De eventwebsite wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement. Activo zet zich sterk in op de look & feel en gebruiksvriendelijkheid van het registratietrajectproces. Dit draagt ertoe bij dat meer personen zich daadwerkelijk aanmelden.

Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte evenement registratie website
Voorbeelden van een event website op mobiel of laptop

Responsive

De eventwebsite is volledig responsive opgemaakt. Dit houdt in dat de eventwebsite ook werkt op alle tablets en mobiele telefoons.

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden

Vooraf ingevulde persoonsgegevens

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden van het aanmeldformulier zodat de genodigde niet al zijn gegevens hoeft in te vullen.

Manage de registratiewebsite via ons CMS

Content Management Systeem (CMS)

Via een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem kunnen er aanpassingen aan de eventwebsite worden gedaan. Bovendien is het mogelijk om de gegevens van de deelnemers te exporteren naar een Excel bestand.

Congres Online

Welkom in de virtuele lobby

Het Congres Online Platform zal tot aanvang van het hybride evenement een virtuele lobby zijn. Er wordt uitgelegd wanneer men het evenement live kan volgen door middel van een aftelkok.

De virtuele lobby van Congres Online

Start van het hybride evenement

Zodra de livestream wordt gestart zal de virtuele lobby worden veranderd in een Live streaming evenement in de look & feel van het evenement.

De livestream is begonnen

Online actief meedoen

Met het Congres Online Platform kunnen deelnemers de livestream volgen die vanuit de studio of via de virtuele studio van Activo wordt gestreamd. Geen extra video tools nodig zoals Zoom: alles werkt vanuit een webbrowser.

Kijk gemakkelijk mee via de browser

Deelnemers online

Deelnemers kunnen zelf ook hun camera aanzetten bij de parallelle break-out sessies.

Deelnemers in een parallele break-out sessie

Online netwerken

Met de netwerk carrousel kunnen de deelnemers van het online evenement met elkaar in gesprek gaan door het gebruik van camera en microfoon.

Willekeurig matchen met andere deelnemers in de netwerk carrousel

Online Bedrijvenmarkt

Mogelijkheid voor bedrijven om zichzelf te presenteren en live in contact te komen met de deelnemers met camera, chat of het maken van een afspraak.

Chat met sponsoren

Onze telefonische helpdesk staan voor u klaar

Tijdens het hybride evenement zal een telefonische helpdesk beschikbaar zijn om deelnemers te assisteren bij het gebruik van het platform.

Deelnemers bellen met de Activo helpdesk

Professionele begeleiding bij uw hybride evenement

Het regieschema wordt van te voren opgemaakt en met alle sprekers zal een generale repetitie worden uitgevoerd.

De eventmanager van Activo in de studio ter ondersteuning van de sprekers

Terugkijkpagina

Het hybride evenement wordt opgenomen. Alle presentaties zijn na afloop te bekijken op de terugkijkpagina.

Kijk sessies terug na afloop op de terugkijkpagina

Veel gebruikt

  • Schermdelen voor PowerPoint presentaties
  • Groepschat voor interactie tussen de deelnemers
  • 1-op-1 chat
  • Vragen stellen aan de spreker
  • Wordcloud
  • Quiz
  • Online stemmen
  • Vooraf opgenomen video's instarten
Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte Congres Online diensten

Toegangscontrole op eventlocatie met uitgifte badge en keycord

Tijdens de uitvoer van het hybride evenement verzorgt Activo de toegangscontrole op een dusdanige wijze dat personen zich snel en efficiënt kunnen registreren. Dit vindt plaats met behulp van een barcode in de e-tickets.

Toegangscontrole met badge en keycord bij het World of Incentro evenement

Deelnemers tonen bij de entree van het evenement de barcode op hun mobiele telefoon of geprint op papier, zodat deze gescand kan worden en de badge en keycord kan worden overhandigd. Geregistreerde personen die de e-tickets zijn vergeten kunnen snel worden opgezocht in het Balie Barcode Registratiesysteem.

Het Balie Barcode Registratiesysteem werkt geheel online. Het voordeel om te werken met de online module is dat de registratie van de bezoekers direct live te volgen is via een mobiele Live App.

Event App

De Event App wordt specifiek voor het evenement opgemaakt en geeft de deelnemers altijd toegang tot up-to-date informatie over het event. De vormgeving van de Event App is geheel in de stijl van het evenement.

Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte Event Apps

Veel gebruikt

  • Programma
  • Deelnemerslijst inclusief profielfoto
  • E-ticket
  • Chat
  • Informatie over eventlocatie
  • No waste - voor aanmelden lunchpakket voor aanvang van het evenement
  • Digitale Goodiebag - zichtbaar na afloop van het evenement

Benieuwd naar onze oplossingen?

Maak tijdens een demo 1-op-1 kennis met Activo. Wij laten u graag onze maatwerk oplossingen zien, denken met u mee over uw evenement en beantwoorden met plezier al uw vragen!

Vraag een demo aan

Activo werkt onder andere voor:

Triodos Bank
ASML
Incentro
Rijkswaterstaat
de Rechtspraak
Nederlandse Vereniging voor Neurologie
Enexis
ESET
KPN
Amsterdam UMC
Gemeente Rotterdam
Plus

Voor wie?

De evenement oplossingen van Activo zijn speciaal bedoeld voor personen die zakelijke evenementen of medische congressen organiseren, fysiek of online.

Offerte aanvragen

Portfolio Evenementen Platforms

De afgelopen 25 jaar heeft Activo voor veel bedrijven en instellingen meegewerkt aan toonaangevende projecten.

Portfolio bekijken
Hybride Event Platform

Connecting the Brain

Voor Amsterdam UMC is het Congres Online Platform ingezet voor een hybride 2-daags congres. 200 deelnemers waren live aanwezig bij de Amsterdam Arena en de overige 650 deelnemers konden actief meedoen op afstand, online.

Bekijk deze case
Ons werk voor Amsterdam UMC