Uitnodigingstraject voor het aan- en afmelden van genodigden

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement. Activo levert de volgende soorten mailings:

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement

Save the date mailing

Hierbij is het mogelijk om een agenda-knop toe te voegen zodat de eventdatum wordt geblokkeerd in de digitale agenda van de genodigde.

Gepersonaliseerde uitnodigingsmailing

99,9% garantie dat de mailing niet verdwijnt in de spambox van de genodigden maar belandt in de inbox.

Herinneringsmailing

Genodigden die nog niet hebben gereageerd op de uitnodigingsmailing ontvangen een herinnering van de uitnodiging.

Bevestigingsmailing

Genodigdens die zich via de eventwebsite hebben aangemeld ontvangen direct een bevestiging van registratie. Bij een betaald evenement ontvangen zij naast de e-ticket ook een factuur in pdf-formaat.

Final-call mailing

Vlak voor aanvang van het evenement zal er nog een final-call mailing worden toegestuurd naar alle deelnemers die zich hebben aangemeld. In de bijlage wordt de gepersonaliseerde e-ticket meegestuurd. Dit zorgt voor een lagere no-show.

Support

Gedurende het gehele uitnodigingstraject is er een projectmanager van Activo beschikbaar voor support.

Eventwebsite

De eventwebsite wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het evenement. Activo zet zich sterk in op de look & feel en gebruiksvriendelijkheid van het registratietrajectproces. Dit draagt ertoe bij dat meer personen zich daadwerkelijk aanmelden.

Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte evenement registratie website

Responsive

De eventwebsite is volledig responsive opgemaakt. Dit houdt in dat de eventwebsite ook werkt op alle tablets en mobiele telefoons.

Voorbeelden van een event website op mobiel of laptop

Vooraf ingevulde persoonsgegevens

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden van het aanmeldformulier zodat de genodigde niet al zijn gegevens hoeft in te vullen.

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden

Content Management Systeem (CMS)

Via een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem kunnen er aanpassingen aan de eventwebsite worden gedaan. Bovendien is het mogelijk om de gegevens van de deelnemers te exporteren naar een Excel bestand.

Beheer de registratiewebsite via ons CMS
Voorbeelden van verschillende op maat gemaakte evenement registratie website

Online betaalmodule

Bij betaalde evenementen zal de genodigde via het aanmeldformulier online kunnen betalen. Bij een succesvolle betaling ontvangt de deelnemer direct een bevestiging per e-mail inclusief een factuur in pdf-formaat. Activo's betaalmodule omvat de volgende betaaloplossingen.

mastercard visa American_Express ideal bancontact giropay sofort cb iban-overboeking

Toegangscontrole op eventlocatie met uitgifte badge en keycord

Tijdens de uitvoer van het evenement verzorgt Activo de toegangscontrole op een dusdanige wijze dat personen zich snel en efficiënt kunnen registreren. Dit vindt plaats met behulp van een barcode in de e-tickets.

Toegangscontrole met badge en keycord bij het World of Incentro evenement

Deelnemers tonen bij de entree van het evenement de barcode op hun mobiele telefoon of geprint of op papier, zodat deze gescand kan worden en de badge en keycord kan worden overhandigd. Geregistreerde personen die de e-tickets zijn vergeten kunnen snel worden opgezocht in het Balie Barcode Registratiesysteem.

Het Balie Barcode Registratiesysteem werkt geheel online. Het voordeel om te werken met de online module is dat de registratie van de bezoekers direct live te volgen is via een mobiele Live App.

Event App

De Event App wordt specifiek voor het evenement opgemaakt en geeft de deelnemers altijd toegang tot up-to-date informatie over het event. De vormgeving van de Event App is geheel in de stijl van het evenement.

Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte Event Apps

Veel gebruikt

  • Programma
  • Deelnemerslijst inclusief profielfoto
  • E-ticket
  • Chat
  • Informatie over eventlocatie
  • No waste - voor aanmelden lunchpakket voor aanvang van het evenement
  • Digitale Goodiebag - zichtbaar na afloop van het evenement

Activo werkt onder andere voor:

Triodos Bank
ASML
Incentro
Rijkswaterstaat
de Rechtspraak
Nederlandse Vereniging voor Neurologie
Enexis
ESET
KPN
Amsterdam UMC
Gemeente Rotterdam
Plus

Voor wie?

De evenement oplossingen van Activo zijn speciaal bedoeld voor personen die zakelijke evenementen of medische congressen organiseren, fysiek of online.

Offerte aanvragen

Portfolio Evenementen Platforms

De afgelopen 25 jaar heeft Activo voor veel bedrijven en instellingen meegewerkt aan toonaangevende projecten.

Portfolio bekijken
Evenement Registratie Platform

World of Incentro

Een inspirerend evenement van Incentro over digitale transformatie. Het Evenement Registratie Platform is hierbij ingezet. Naast een uitgebreid uitnodigingstraject met eventwebsite verzorgde Activo ook de toegangscontrole met uitgifte van badge en keycord aan alle deelnemers.

Bekijk deze case
Ons werk voor Incentro