Uitnodigingen versturen voor een zakelijk event: zo hou je het overzicht

Uitnodigingen versturen voor een zakelijk event is het proces waarbij genodigden persoonlijk worden benaderd met een link naar de eventwebsite, zodat zij zich direct aanmelden en de organisator per genodigde ziet wie heeft gereageerd.

De uitnodiging is het eerste moment waarop je genodigden iets van je event merken. Toch verdwijnt dat moment bij veel organisaties in een losse mailing vanuit een marketingtool, waarna niemand meer precies weet wie heeft gereageerd. Wat je wilt is een uitnodiging die direct doorloopt naar registratie, zodat elke reactie op één plek terechtkomt. Activo regelt dat sinds 1997 voor zakelijke events en congressen.

Een uitnodiging is geen mailing maar de start van je registratie

Bij een losse mailing eindigt het traject bij de verzending. Bij een uitnodiging die aan je registratie hangt, begint het daar juist. De genodigde klikt door naar de eventwebsite, meldt zich aan, kiest waar nodig een sessie en ontvangt een bevestiging. Jij ziet aan de andere kant precies wie heeft gereageerd, wie zich heeft afgemeld en wie nog stil is.

Dat verschil merk je vooral bij events met meerdere doelgroepen. Klanten, medewerkers, sprekers en partners krijgen elk een eigen uitnodiging met een eigen route door het formulier. Activo koppelt de uitnodiging aan het evenement registratiesysteem , zodat elke reactie automatisch in hetzelfde deelnemersoverzicht landt.

Persoonlijk uitnodigen werkt beter dan een algemene oproep

Een uitnodiging met de naam van de genodigde erin leest anders dan een algemene oproep. Belangrijker nog: een persoonlijke uitnodiging is herleidbaar. Je weet wie hem heeft geopend, wie heeft doorgeklikt en wie zich uiteindelijk heeft aangemeld. Dat maakt de opvolging concreet in plaats van een schatting.

Activo verzorgt het complete uitnodigingstraject: save the date, uitnodiging, herinnering, bevestiging met e-ticket en een laatste mailing vlak voor het event. Voor organisaties als ASML, Rijkswaterstaat en de Rechtspraak loopt dat traject al jaren op deze manier. In de kennisbank lees je hoe dat traject van uitnodiging tot badge verder verloopt.

Wat je in de uitnodiging zelf zet

Houd de uitnodiging kort. De genodigde hoeft op dat moment maar drie dingen te weten: waar het over gaat, wanneer het is en wat er van hem verwacht wordt. De rest hoort op de eventwebsite thuis, niet in de mail.

• Datum, tijd en locatie, met een agendaknop zodat de datum meteen vastligt
• Eén duidelijke actie: aanmelden via de eventwebsite
• De aanleiding van het event in twee of drie zinnen
• Een contactmogelijkheid voor genodigden met een vraag

Het aanmeldformulier achter die knop bepaalt hoeveel mensen daadwerkelijk afronden. Vraag alleen uit wat je nodig hebt; welke velden dat zijn lees je in het artikel over welke gegevens je uitvraagt bij eventregistratie.

Overzicht houden nadat de uitnodiging de deur uit is

Na verzending verandert de deelnemerslijst dagelijks. Aanmeldingen komen binnen, mensen zeggen af, een collega vraagt of er nog plek is. In één overzicht zie je de actuele stand: aangemeld, afgemeld en nog geen reactie. Op basis daarvan bepaal je wie een herinnering krijgt en wie niet.

Dat overzicht is ook wat je nodig hebt richting je eigen opdrachtgever. In plaats van een export uit drie systemen laat je één actuele lijst zien, tot de dag voor het event.

Veelgestelde vragen over uitnodigingen voor een zakelijk event