Help deelnemers netwerken via de Event App

Je wilt dat relaties op je klantdag interessante mensen ontmoeten en met nieuwe ideeën naar huis gaan. Netwerken via de Event App helpt deelnemers elkaar te vinden en een gesprek te beginnen. Met een herkenbare omgeving en ruimte voor ontmoeting op locatie maak je het makkelijker om contact te leggen, in een stijl die past bij jouw merk.

Een gast wil kennismaken met iemand uit dezelfde branche. Een ander wil na een presentatie verder praten over het onderwerp. De Event App van Activo ondersteunt dit met een deelnemerslijst, één-op-éénchat en de mogelijkheid om via LinkedIn contact te leggen. We denken met je mee over de onderdelen die passen bij jouw gasten en het doel van je event.

Begin bij de ontmoetingen die je mogelijk wilt maken

Bepaal eerst wat netwerken voor jouw klantdag betekent. Wil je relaties ervaringen laten uitwisselen, klanten met je specialisten laten kennismaken of partners bij elkaar brengen? Die keuze helpt bij de inrichting van de app én het programma.

Een deelnemerslijst wordt bruikbaarder wanneer de informatie aansluit op die ontmoetingen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een herkenbare naam waarmee gasten elkaar kunnen terugvinden.
• Een organisatie of functie die context geeft bij een profiel.
• Een korte introductie die een aanleiding biedt voor een gesprek.
• Een duidelijke route om contact te leggen.

We bespreken welke profielinformatie nodig is en hoe je die verzamelt en toont. Neem daarbij ook je eigen aanwezige collega's mee. Een gast die met een productspecialist wil spreken, moet eenvoudig kunnen herkennen bij wie hij terechtkan.

Maak de stap van profiel naar gesprek klein

Via de deelnemerslijst oriënteren gasten zich op wie er nog meer deelnemen. Met een kort chatbericht kunnen zij vervolgens een gesprek beginnen of een tijd en plek afspreken. Dat geeft de ontmoeting een concrete aanleiding.

Een bericht hoeft niet ingewikkeld te zijn. Deze voorbeelden zijn genoeg om contact te leggen:

Je vraag tijdens de presentatie sprak me aan. Zullen we daar in de pauze over doorpraten?

Koffie om 15.00 uur? Ik ben bij de lounge naast de ontvangstbalie.

Laat in de communicatie vooraf kort zien waar deelnemers de lijst en chat vinden. Stem het moment waarop de app beschikbaar komt af op je programma en uitnodigingstraject. Zo kunnen gasten zich voorbereiden en krijgt de app meteen een herkenbare functie.

Geef ontmoetingen een plek in je programma

Een prettig gesprek heeft tijd en een duidelijke ontmoetingsplek nodig. Reserveer daarom ruimte tussen programmaonderdelen en benoem waar gasten elkaar kunnen treffen. Een netwerktafel, koffiebar of lounge werkt goed als die op locatie gemakkelijk te herkennen is.

Gebruik in de app dezelfde naam voor die plek als op de bewegwijzering. 'Lounge naast de ontvangstbalie' is concreter dan 'ergens bij de koffie'. Laat hosts weten waar de ontmoetingsplekken zijn, zodat zij gasten op weg kunnen helpen.

Ook inhoudelijke sessies geven aanleiding tot contact. Vraag een spreker bijvoorbeeld om deelnemers uit te nodigen na afloop ervaringen uit te wisselen in de lounge. Zo sluiten de gesprekken aan op het onderwerp waarvoor je gasten zijn gekomen.

Laat de app aansluiten op jouw merk en gastvrijheid

De Event App met e-ticket kan worden vormgegeven in de huisstijl van je organisatie en het thema van het event. Trek die herkenbaarheid door vanuit de uitnodiging: dezelfde uitstraling, vertrouwde benamingen en een toon die past bij je relaties.

Maak de introductie uitnodigend en praktisch. Bijvoorbeeld: 'Benieuwd wie je op onze klantdag ontmoet? Bekijk de deelnemers en leg alvast contact.' Een korte uitleg bij de ontvangst helpt gasten die de app op dat moment voor het eerst gebruiken.

De digitale ervaring en de ontvangst op locatie versterken elkaar. Je gasten herkennen de organisatie die hen heeft uitgenodigd en weten hoe zij andere deelnemers kunnen benaderen. Activo helpt je om die onderdelen op elkaar af te stemmen, zodat jouw team aandacht kan geven aan de relaties zelf.

Spreek zorgvuldig af welke informatie zichtbaar is

Bij een gastvrije netwerkervaring hoort duidelijkheid over deelnemersgegevens. Leg vooraf vast welke profielinformatie wordt getoond, wie de lijst kan bekijken en hoe deelnemers hun voorkeuren kunnen doorgeven. Neem deze afspraken mee in de inrichting en uitleg van de app.

Houd profielinformatie gericht op het doel van de ontmoeting. Bespreek ook hoe iemand gegevens laat corrigeren of een profiel laat verwijderen, en hoe lang de netwerkomgeving beschikbaar blijft. Waar nodig stemmen we dit af met je privacy- of IT-collega's. Zo sluit de werkwijze aan op de afspraken binnen jouw organisatie.

Kijk na afloop naar de waarde van de ontmoetingen

Vraag deelnemers of zij relevante contacten hebben gelegd en of zij gemakkelijk iemand konden vinden om mee te praten. Bespreek met je hosts welke plekken goed werden gebruikt en waar gasten hulp nodig hadden. Dat geeft je concrete aanknopingspunten voor de volgende editie.

Stem vooraf af welke inzichten je uit de app wilt gebruiken en welke rapportage daarbij beschikbaar is. Combineer die informatie met de ervaringen van deelnemers. Een aantal berichten zegt iets over activiteit; de inhoudelijke waarde van een ontmoeting hoor je vooral van de mensen zelf.

Maak in de afsluitende communicatie duidelijk hoe gasten contact kunnen voortzetten en waar zij de besproken informatie terugvinden. Zo krijgt de ontmoeting op jouw event een logisch vervolg.

Veelgestelde vragen over netwerken via de Event App