Een hybride congres met livestreaming: één programma, twee soorten deelnemers

Een hybride congres is een bijeenkomst waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel online meekijkt via livestreaming, waarbij beide groepen zich via hetzelfde registratieproces aanmelden voor hetzelfde programma.

Sinds hybride bijeenkomsten gemeengoed werden, is de vraag verschoven. Niet langer of een congres online moet, maar hoe je zaal en scherm hetzelfde programma laat volgen zonder twee aparte organisaties op te tuigen. Activo verzorgt sinds 1997 registratie, programma en ontvangst voor zakelijke events en congressen.

Eén registratie voor beide vormen van deelname

De eerste keuze die een deelnemer maakt, is hoe hij deelneemt. Die keuze hoort in het aanmeldformulier thuis, niet in twee gescheiden inschrijvingen. Fysieke deelnemers kiezen daarna hun sessies en ontvangen een e-ticket; online deelnemers krijgen toegang tot de streamomgeving.

Omdat beide groepen in hetzelfde deelnemersoverzicht staan, weet je op elk moment hoe de verhouding ligt. Dat is bepalend voor de zaalindeling en de catering. De online registratie verwerkt beide routes binnen één traject.

Wat online deelnemers nodig hebben

Online meekijken is meer dan een videoverbinding. Een deelnemer thuis of op kantoor mist de zaal, de pauzegesprekken en de posterwand. Wat je hem teruggeeft, bepaalt of hij de dag uitzit.

• Het volledige programma met de tijden van de parallelle sessies
• De mogelijkheid om vragen te stellen aan sprekers
• Toegang tot de digitale posterpresentaties
• Praktische informatie en updates gedurende de dag

Die onderdelen komen samen in het congres online platform, dat de virtuele omgeving vormt naast de fysieke bijeenkomst. Deelnemers in de zaal vinden hetzelfde programma terug in de Event App.

Parallelle sessies in een hybride opzet

Bij parallelle sessies wordt de hybride opzet ingewikkelder. Niet elke zaal hoeft gestreamd te worden, en niet elke spreker wil dat. Bepaal vooraf welke sessies online beschikbaar zijn en communiceer dat helder bij de sessiekeuze, zodat een online deelnemer geen sessie kiest die hij niet kan volgen.

Voor fysieke deelnemers verandert er niets: zij kiezen hun sessies met de gebruikelijke capaciteitslimieten en wachtlijsten. Voor online deelnemers vervalt de capaciteitsgrens, maar blijft de keuze wel relevant voor het persoonlijke programma.

Op de dag zelf

In de zaal loopt de ontvangst zoals bij elk congres: het e-ticket met QR-code wordt gescand en de deelnemer krijgt zijn badge. Een projectmanager van Activo is aanwezig op locatie om de ontvangst en de toegangscontrole te begeleiden.

Online deelnemers checken in via de streamomgeving. Ook die deelname is te registreren, wat van belang is wanneer er accreditatiepunten aan het congres hangen. Zo houdt de commissie zicht op beide groepen zonder twee administraties bij te houden.

Veelgestelde vragen over een hybride congres