Een eventwebsite per opdrachtgever: werken met wisselende huisstijlen

Een eventwebsite per opdrachtgever is een op maat gebouwde eventsite in de huisstijl van de eindklant van een eventbureau, waarbij het registratieproces en de techniek erachter gelijk blijven terwijl de vormgeving per opdracht verschilt.

Als projectleider bij een eventbureau lever je per jaar meerdere events op, elk voor een andere opdrachtgever met een eigen huisstijl, eigen eisen en een eigen inkoopafdeling. Wat je zoekt is een technische partner die die variatie aankan zonder dat elk project een uitzondering wordt. Activo werkt sinds 1997 op die manier voor zakelijke events en congressen.

Vaste techniek, wisselende vormgeving

Het lastige aan wisselende opdrachtgevers is niet de vormgeving maar de herhaling. Elke keer opnieuw uitzoeken hoe registratie, bevestigingen en toegangscontrole werken, kost tijd die je bij een strakke deadline niet hebt.

Door met een vast registratietraject te werken verschuift dat. De vormgeving van de eventwebsite is per opdrachtgever anders, maar het evenement registratiesysteem erachter is hetzelfde. Je weet dus vooraf wat er kan, wat het kost aan doorlooptijd en wat je aan je opdrachtgever kunt beloven.

De eisen die per opdrachtgever verschillen

Wat wel per opdracht verschilt, zijn de randvoorwaarden. Die inventariseer je aan het begin, niet halverwege de bouw.

• De huisstijl van de eindklant en het thema van het event
• Welke gegevens de opdrachtgever wil uitvragen bij aanmelding
• Of er sprake is van betaalde registratie of van een besloten doelgroep
• De privacy- en security-eisen die de opdrachtgever stelt aan deelnemersdata

Dat laatste punt komt bij corporate opdrachtgevers steeds vaker langs de inkoop- of IT-afdeling. Het platform van Activo is ingericht met aandacht voor AVG/GDPR en past bij de eisen die organisaties als ASML, KPN en Rijkswaterstaat stellen.

Snel schakelen als het projectplan verandert

Bij eventbureaus verandert de opdracht onderweg. Er komt een doelgroep bij, de datum schuift, of de opdrachtgever wil alsnog een extra sessie. Een partner die dan snel schakelt is meer waard dan een uitgebreide offerte vooraf. Datzelfde geldt op de eventdag; hoe dat werkt lees je in het artikel over QR-toegangscontrole uitbesteden als eventbureau.

Activo werkt snel en flexibel tegen concurrerende tarieven, zodat je zelf scherp kunt offreren richting je opdrachtgever zonder in te leveren op betrouwbaarheid.

Meerdere events naast elkaar

Als bureau heb je zelden één event tegelijk lopen. Registraties van verschillende events zijn naast elkaar te beheren, elk met de eigen eventwebsite en het eigen deelnemersbestand. Met Activo NEXT regel je een groot deel zelf, terwijl Activo beschikbaar blijft voor advies en ondersteuning.

Op de eventdag zelf is een projectmanager van Activo aanwezig op locatie om de ontvangst en de toegangscontrole te begeleiden. Voor jou betekent dat één minder ding om zelf te bemensen.

Veelgestelde vragen voor eventbureaus over eventwebsites