Event App in de huisstijl van je opdrachtgever

Met een Event App in de huisstijl van je opdrachtgever trek je de uitstraling van het event door naar het persoonlijke programma, het e-ticket en de praktische informatie. Deelnemers herkennen de organisatie die hen heeft uitgenodigd. Je bureau laat zien dat ook deze onderdelen van hun bezoek aandacht krijgen.

Voor jouw team moet de app prettig werkbaar zijn. Bij Activo combineren we de uitstraling van de opdrachtgever met een duidelijke voorbereiding en praktische ondersteuning. Je bureau houdt de regie over het klantcontact; wij denken mee over de inrichting en de uitvoering.

Laat het merk terugkomen in meer dan het logo

Een herkenbare app begint bij logo en kleuren, maar zit ook in beeldkeuze, formuleringen en de manier waarop informatie wordt aangeboden. Een interne kennisdag vraagt misschien om een andere toon dan een klantbijeenkomst, ook binnen dezelfde huisstijl.

De Event App kan worden afgestemd op de huisstijl en het thema van het event. Samen bekijken we welke uitwerking past. Ook bespreken we welke naam en eventuele leveranciersvermelding deelnemers zien. Zo weet je vooraf wat je aan de opdrachtgever presenteert en welke verwachtingen daarbij horen.

Maak de eerste versie concreet en bespreekbaar

Een eerste versie met echte inhoud maakt het overleg met je opdrachtgever makkelijker. Dan beoordeel je niet alleen een kleurvlak, maar bijvoorbeeld ook hoe een lange sessietitel op een telefoon leest. We helpen je de benodigde input overzichtelijk te verzamelen.

Voor het lettertype bekijken we de geschiktheid voor de webapp en of het voor dit gebruik mag worden ingezet. Daarna stemmen we af wie de eerste versie controleert en wie namens de opdrachtgever akkoord geeft. De input bestaat uit:

• De merkbasis: logo’s, kleurcodes, huisstijlrichtlijnen en eventuele eventbeelden.
• De inhoud: programma, sprekers en de afgesproken bron voor deze gegevens.
• De praktische informatie: locatie, aankomst, contactgegevens en benodigde plattegronden.
• De taakverdeling: wie materiaal aanlevert, wijzigingen beoordeelt en de deelnemerscommunicatie verzorgt.

Stem programma en registratie op elkaar af

Het persoonlijke programma en e-ticket helpen deelnemers de informatie voor hun bezoek te vinden. Hoe gegevens uit de registratie in de app worden gebruikt, stemmen we af op de inrichting van het event. Daarbij maken we duidelijk welke bron leidend is en welke onderdelen apart worden beheerd.

Stel dat een workshop naar een andere zaal verhuist. Dan wil je weten waar die wijziging wordt doorgevoerd, wat de deelnemer daarna ziet en of een extra bericht nodig is. We testen zulke situaties voordat deelnemers toegang krijgen tot de app. Dat geeft je team houvast zonder te veronderstellen dat elke aanpassing overal automatisch verschijnt.

Geef deelnemers een eenvoudige start

Deelnemers openen de Event App via de link in de uitnodiging. Daar vinden zij hun persoonlijke programma, e-ticket en praktische informatie in de stijl van het event.

Een korte uitleg bij de uitnodiging helpt deelnemers op weg. We bekijken hoe zij toegang krijgen, hun programma vinden en hun e-ticket openen. Ook stemmen we de inzet van pushberichten met je af, bijvoorbeeld voor de start van een sessie of een zaalwijziging.

Houd de regie bij je bureau

Je opdrachtgever moet weten bij wie hij terechtkan. Daarom spreken we af welke vragen via je bureau lopen, wie wijzigingen uitvoert en wie tijdens het event bereikbaar is. Wij kunnen je team ondersteunen als praktische uitbreiding van de eigen capaciteit.

Leg ook de afgesproken omvang vast: welke onderdelen richten we in, hoeveel correctierondes zijn voorzien en hoe beoordelen we aanvullend werk? Zo kun je je opdrachtgever een duidelijk voorstel doen. Een afwijkende wens is dan aanleiding om samen naar de oplossing, planning en kosten te kijken, zonder dat de uitvoering ongemerkt bij jouw team terechtkomt.

Gebruik de ervaring opnieuw bij een volgende editie

Een bekende indeling, werkafspraken en goedgekeurde merkuitwerking kunnen de voorbereiding van een volgende editie ondersteunen. Je team bouwt voort op wat goed werkte. Nieuwe collega’s krijgen daarbij de uitleg die past bij hun taken en ervaring.

Hergebruik blijft een bewuste stap. Controleer samen het programma, de huisstijl, contactgegevens en toegangsrechten. Gegevens van deelnemers neem je niet vanzelf mee naar een volgend event of een andere opdrachtgever. Door die keuzes vooraf te bespreken, blijft de vertrouwde werkwijze bruikbaar voor de nieuwe opdracht.

Veelgestelde vragen over de Event App in huisstijl