Vacature
Eventspecialist op eventlocaties

Zorg jij ervoor dat de ontvangst op zakelijke events vlekkeloos verloopt?

Bij Activo ondersteunen we organisaties bij professionele evenementen, medische congressen en zakelijke bijeenkomsten. Dat doen we met slimme software voor registratie, e-tickets, toegangscontrole en badge-uitgifte.

Voor de uitvoering op eventlocatie zoeken we enthousiaste werkstudenten en jonge professionals die het leuk vinden om achter de schermen én op de vloer het verschil te maken. Als Eventspecialist op locatie zorg jij ervoor dat de toegangscontrole professioneel wordt opgebouwd, goed wordt uitgelegd aan het ontvangstteam en tijdens het event soepel blijft verlopen.

Dit is geen standaard eventbijbaan waarbij je alleen bezoekers ontvangt. Jij bent namens Activo het aanspreekpunt op locatie voor de technische en operationele kant van de ontvangst.

Over de rol

Als Eventspecialist op locatie ben jij aanwezig bij zakelijke events en medische congressen waar Activo de registratie, scanning en badge-uitgifte verzorgt.

Je komt op locatie, bouwt de benodigde hardware op, test het systeem en legt aan hostessen, vrijwilligers of het ontvangstteam uit hoe het scannen van e-tickets en het uitreiken van persoonlijke badges werkt. Tijdens het event blijf je aanwezig om te zorgen dat alles soepel verloopt.

Loopt iemand ergens tegenaan? Dan denk jij proactief mee, los je het snel op en zorg je dat bezoekers professioneel worden ontvangen. Na afloop help je met het afbouwen, verzamelen en netjes retourneren van de materialen.

Wat je gaat doen

• Ondersteunt bij de opbouw van toegangscontrole op de eventlocatie
• Installeert en test hardware zoals scanners, laptops, printers en badge-opstellingen
• Controleert of de registratie- en scanomgeving goed functioneert vóór de start van het event
• Geeft uitleg aan hostessen, vrijwilligers of ontvangstteams over de werking van het systeem
• Begeleidt het proces van e-ticket scanning tot badge-uitgifte
• Blijft tijdens het event aanwezig als aanspreekpunt namens Activo
• Signaleert knelpunten en lost deze snel en praktisch op
• Zorgt voor een professionele, rustige en representatieve uitstraling bij de entree
• Helpt na afloop met het afbouwen en verzamelen van materialen

Wie jij bent

• Je bent representatief, betrouwbaar en vindt het leuk om op eventlocaties te werken. Je hoeft geen doorgewinterde technicus te zijn, maar je vindt het wel leuk om met systemen, scanners en hardware te werken. Je blijft rustig als het druk wordt en vindt het prettig om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is
• Je voelt goed aan dat de ontvangst het eerste visitekaartje van een event is. Daarom werk je nauwkeurig, denk je vooruit en straal je vertrouwen uit richting klanten, bezoekers en ontvangstteams.

Je herkent jezelf in:

• Representatief en communicatief vaardig in de omgang met mensen
• Praktisch ingesteld en pakt nieuwe taken snel op
• Blijft rustig en oplossingsgericht bij drukte en meerdere gelijktijdige taken
• Interesse in zakelijke events, congressen en eventmanagement
• Flexibel inzetbaar, ook af en toe in de vroege ochtend of avond
• Kan zelfstandig werken en schakelt gemakkelijk met collega’s
• Beschikt over een professionele houding en begrijpt het belang van representatie namens Activo op locatie
• Vindt het leuk om hostessen of ontvangstteams kort en duidelijk instructies te geven
• Technische kennis is een pré, maar geen vereiste

Wat wij bieden:

• Een afwisselende rol op zakelijke events en medische congressen
• Flexibele inzet op basis van beschikbaarheid
• Ideaal voor werkstudenten, starters of jonge professionals met interesse in events
• Een kijkje achter de schermen bij professionele evenementen
• Werken met eventsoftware, scanning, badge-uitgifte en toegangscontrole
• Een betrokken team dat je goed voorbereidt en ondersteunt
• Veel verantwoordelijkheid op locatie
• Marktconforme vergoeding, afhankelijk van ervaring en inzet

Praktisch:

• Functie: Eventspecialist op locatie
• Dienstverband: oproepbasis, bijbaan of parttime in overleg
• Locatie: eventlocaties in Nederland en België, met voorbereiding vanuit Activo te Voorschoten
• Inzet: meerdere events per maand, afhankelijk van planning en beschikbaarheid
• Kleding: representatief / formeel, passend bij zakelijke events
• Start: in overleg

Waarom deze rol interessant is:

Bij Activo werk je niet aan de zijlijn van een event, maar op een plek waar alles samenkomt: de entree. Daar moeten registratie, scanning, badges, ontvangst en service direct goed lopen.

Jij zorgt ervoor dat bezoekers snel en professioneel worden ontvangen, dat het ontvangstteam weet wat er moet gebeuren en dat eventuele vragen of problemen meteen worden opgelost.

Dat maakt deze rol ideaal voor iemand die events leuk vindt, verantwoordelijkheid durft te nemen en graag praktisch bezig is op locatie.