Uitnodigingstraject voor het aanmelden van congres deelnemers

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van het medisch congres. Activo levert de volgende soorten mailings:

De mailing wordt opgemaakt in de huisstijl van de eindopdrachtgever in combinatie met het thema van het congres

Save the date mailing

Hierbij is het mogelijk om een agenda-knop toe te voegen zodat de congresdatum wordt geblokkeerd in de digitale agenda van de genodigde.

Gepersonaliseerde uitnodigingsmailing

99,9% garantie dat de mailing niet verdwijnt in de spambox van de genodigden maar belandt in de inbox.

Herinneringsmailing

Genodigden die nog niet hebben gereageerd op de uitnodigingsmailing ontvangen een herinnering van de uitnodiging.

Bevestigingsmailing

Genodigden die zich via de congreswebsite hebben aangemeld ontvangen direct een bevestiging van registratie. Bij een betaald congres ontvangen zij naast de e-ticket ook een factuur in pdf-formaat.

Final-call mailing

Vlak voor aanvang van het congres zal er nog een final-call mailing worden toegestuurd naar alle deelnemers die zich hebben aangemeld. In de bijlage wordt de gepersonaliseerde e-ticket meegestuurd. Dit zorgt voor een lagere no-show.

Support

Gedurende het gehele uitnodigingstraject is er een projectmanager van Activo beschikbaar voor support.

Congreswebsite

De Congreswebsite wordt opgemaakt in de huisstijl van het medisch congres. Activo zet zich sterk in op de look & feel en gebruiksvriendelijkheid van het registratietrajectproces. Dit draagt ertoe bij dat meer personen zich daadwerkelijk aanmelden.

Voorbeeld van congres website die is opgemaakt in de huisstijl van UMC.

Responsive

De congreswebsite is volledig responsive opgemaakt. Dit houdt in dat de congreswebsite ook werkt op alle tablets en mobiele telefoons.

Voorbeelden van een medisch congres platform op mobiel en laptop.

Vooraf ingevulde persoonsgegevens

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden van het aanmeldformulier zodat de genodigde niet al zijn gegevens hoeft in te vullen.

De persoonsgegevens die van tevoren bekend zijn worden getoond in de invulvelden

Content Management Systeem (CMS)

Via een gebruiksvriendelijk Content Management Systeem kunnen er aanpassingen aan de congreswebsite worden gedaan. Bovendien is het mogelijk om de gegevens van de deelnemers te exporteren naar een Excel bestand.

Beheer de registratiewebsite via ons CMS

Module Abstract Handling

Abstracts kunnen online worden ingediend door de auteur.

Beoordeel online de abstract of druk deze in één keer of per onderzoeksgebied af om deze zonder de computer te kunnen beoordelen.

De gekozen posters worden in de Congres App getoond.

Voorbeeld van een Abstract formulier

Review-omgeving

Afgeschermde review-omgeving waar leden van de beoordelingscommissie individueel geanonimiseerde abstracts kunnen beoordelen op verschillende criteria.

Voor de beheerder de mogelijkheid om de gemiddelden van deze beoordelingen op te vragen en de abstracts te selecteren voor presentatie, poster, symposium of lezing.

Mogelijkheid om alle voor presentatie geselecteerde abstracts te exporteren ten behoeve van het abstractboek.

Voorbeeld van de review-omgeving

Samenstellen van het wetenschappelijke programma

Mogelijkheid om de resultaten van de beoordelingscommissie eenvoudig te communiceren per e-mail naar de indieners van de abstracts.

De geselecteerde abstracts worden ingedeeld in verschillende workshops, lezingen en posterpresentaties waarvoor bezoekers van het congres zich kunnen aanmelden.

Voorbeeld resultatenmail van de beoordelingscommissie

Online betaalmodule

Bij betaalde medische congressen zal de genodigde via het aanmeldformulier online kunnen betalen. Bij een succesvolle betaling ontvangt de deelnemer direct een bevestiging per e-mail inclusief een facuur in pdf-formaat. Activo's betaalmodule omvat de volgende betaaloplossingen.

mastercard visa American_Express ideal bancontact giropay sofort cb iban-overboeking

Toegangscontrole op eventlocatie met uitgifte badge en keycord

Tijdens de uitvoer van het congres verzorgt Activo de toegangscontrole op een dusdanige wijze dat personen zich snel en efficiënt kunnen registreren. Dit vindt plaats met behulp van een barcode in de e-tickets.

Toegangscontrole met badge en keycord bij NVN

Deelnemers tonen bij de entree van het congres de barcode op hun mobiele telefoon of geprint op papier, zodat deze gescand kan worden en de badge en keycord kan worden overhandigd. Geregistreerde personen die de e-tickets zijn vergeten kunnen snel worden opgezocht in het Balie Barcode Registratiesysteem.

Het Balie Barcode Registratiesysteem werkt geheel online. Het voordeel om te werken met de online module is dat de registratie van de bezoekers direct live te volgen is via een mobiele Live App.

Accreditatiepunten

Voor het toekennen van accreditatiepunten zal de aanwezigheid van deelnemers worden vastgelegd in het registratiesysteem. Dit is ook mogelijk bij de parallele workshoprondes.

 

Congres App

De Congres App wordt specifiek voor het medisch congres opgemaakt en geeft de deelnemers altijd toegang tot up-to-date informatie over het congres. De vormgeving van de Congres App is geheel in de stijl van het medisch congres.

Voorbeelden van door op Activo maat gemaakte Congres Apps

Veel gebruikt

  • Persoonlijk programma
  • Deelnemerslijst inclusief profielfoto
  • E-ticket
  • Chat
  • Sponsor overzicht
  • Abstractboek
  • No waste - voor aanmelden lunchpakket voor aanvang van het evenement
  • Digitale Goodiebag - zichtbaar na afloop van het evenement

Activo werkt onder andere voor:

Triodos Bank
ASML
Incentro
Rijkswaterstaat
de Rechtspraak
Nederlandse Vereniging voor Neurologie
Enexis
ESET
KPN
Amsterdam UMC
Gemeente Rotterdam
Plus

Voor wie?

De evenement oplossingen van Activo zijn speciaal bedoeld voor personen die zakelijke evenementen of medische congressen organiseren, fysiek of online.

Offerte aanvragen

Portfolio Evenementen Platforms

De afgelopen 25 jaar heeft Activo voor veel bedrijven en instellingen meegewerkt aan toonaangevende projecten.

Portfolio bekijken
Hybride Event Platform

Connecting the Brain

Voor Amsterdam UMC is het Congres Online Platform ingezet voor een hybride 2-daags congres. 200 deelnemers waren live aanwezig bij de Amsterdam Arena en de overige 650 deelnemers konden actief meedoen op afstand, online.

Bekijk deze case
Ons werk voor Amsterdam UMC